8 tips voor een gezonde en efficiënte personeelsplanning in de zorg

Werken in de zorg is intensief. De hoge eisen en soms onrealistische doelstellingen kunnen voor veel stress zorgen. Als deze druk niet wordt aangepakt, kan het al snel te veel worden. Een goede balans tussen werk en privé is daarom cruciaal om vermoeidheid en stress te voorkomen.

Een gezonde en doordachte planning is daarbij essentieel. In deze blog delen we 8 praktische tips waarmee u als planner de meest gezonde planning kunt maken voor uw zorgmedewerkers.

1. Houd rekening met de werk-privébalans 

In de zorg hebben medewerkers vaak te maken met wisselende diensten. Deze kunnen erg zwaar zijn, vooral nachtdiensten. Vermijd te veel opeenvolgende nachtdiensten en zorg voor voldoende rust tussen de diensten.

➤ Stem de planning waar mogelijk af op persoonlijke voorkeuren of belangrijke privéverplichtingen. Zo vergroot je de tevredenheid van de medewerkers en verminder je het risico op uitval.

2. Plan voldoende rusttijden 

De Arbeidstijdenwet schrijft voor dat een werknemer na een werkdag minimaal 11 aaneengesloten uren vrij moet zijn om voldoende te kunnen rusten. Vermijd dubbele diensten en beperk het aantal overuren, zodat medewerkers voldoende rust krijgen.

➤ Plan geen lange, onafgebroken werkperiodes zonder pauzes. Als werknemers genoeg uitgerust zijn, helpt dit vermoeidheid te voorkomen. Dit draagt bij aan een hogere kwaliteit van zorg.

3. Verdeel de werklast gelijkmatig 

Zorg dat je de werkdruk gelijkmatig verdeelt over je team. Houd hierbij rekening met de zwaarte van verschillende diensten, zoals nachtdiensten of drukke piekmomenten.

➤ Probeer de werklast zoveel mogelijk over de medewerkers te verdelen.

4. Betrek medewerkers bij het roosterproces 

Vraag naar de wensen en voorkeuren van je medewerkers. Door hen inspraak te geven, verhoog je hun tevredenheid en betrokkenheid bij het rooster.

➤ Geef medewerkers de mogelijkheid om diensten te ruilen binnen vastgestelde grenzen.

5. Last-minute aanpassingen 

Door ziekte kan het wel eens voorkomen dat er snel vervanging moet komen om onderbezetting tegen te gaan. Het hebben van oproepkrachten of parttimers kan helpen om openstaande diensten snel te vullen.

➤ Het is ook een goede overweging om je team zo te trainen dat ze flexibel ingezet kunnen worden op verschillende afdelingen. Zo kunnen roosterproblemen sneller worden opgevangen.

6. Bewaak de gewerkte uren van je personeel 

Houd zorgvuldig toezicht op de gewerkte (over)uren van werknemers. Te veel overuren kunnen leiden tot vermoeidheid, en dit kan op de lange termijn burn-outklachten en ziekteverzuim veroorzaken.

➤ Wissel diensten af en houd rekening met vakantieperiodes voor voldoende herstelmomenten.

7. Gebruik technologie om inzicht te krijgen 

Gebruik planningssoftware om een duidelijk overzicht te krijgen van de beschikbaarheid, werkdruk en voorkeuren van medewerkers. Veel softwareprogramma’s kunnen ook helpen om automatisch roosters op te stellen.

➤ Analyseer de planning regelmatig op knelpunten. Kijk naar diensten met een hoog ziekteverzuim of vaak voorkomende roosterproblemen. Deze inzichten kunnen helpen om op de lange termijn beter te plannen.

8. Stimuleer een gezonde werkomgeving 

Blijf in gesprek met medewerkers en peil regelmatig hoe zij zich voelen. Informeer hen over het belang van een goede nachtrust, gezonde voeding en voldoende beweging naast de werktijden.

➤ Het creëren van een omgeving waarin mentale gezondheid bespreekbaar is en medewerkers de ruimte krijgen om hierover te praten, vormt een belangrijke eerste stap. Als werkgever kun je daarnaast bijdragen aan een gezonde werkomgeving door passende hulpmiddelen aan te bieden, zoals toegang tot stressmanagementtrainingen.

Een planning maken die aan al deze factoren voldoet, is complex, maar het levert een tevreden team op, minder verzuim en uiteindelijk betere zorg voor patiënten.

Wilt u weten wat Planywhere voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Gerben Kamperman via 06- 4339 2970 of gerben.kamperman@pinkroccade.nl.